Pandemie covidu změnila kanceláře. Nejen jejich uspořádání, ale i systém práce v nich. V důsledku hygienických opatření začala část zaměstnanců pracovat z domova – a někteří u toho už zůstali, ať už trvale, nebo jen v některých dnech. Firmy proto postupně redukují plochu kancelářských prostor, nebo je upravují, aby lépe vyhovovaly novým formám práce.

Novým, nebo minimálně jiným způsobem se odehrál i náš Kulatý stůl. Online diskutovaly Lenka Hrudíková (LH)ze společnosti CBRE, kde zodpovídá za flexibilní kanceláře, tedy coworking a servisované prostory a konkrétní poptávky klientů,

a Apolena Weissová (AW)

workplace konzultant ve společnosti CAPEXUS, která připravuje pracovní prostředí od A do Z. Pro své klienty a spolu s nimi hledá ideální řešení pracovního prostředí a správné zadání pro to, aby se zaměstnancům lépe pracovalo.

Moderátorem diskuse, kterou spoluorganizovala společnost CAPEXUS, byl tradičně šéfredaktor Development News Arnošt Wagner.

Vraťme se na úvod na počátek coworkingových center v ČR. Kdy a jak to vlastně začalo?

LH: První provozovatelé se u nás objevili před rokem 2000, konkrétně společnost Regus. V roce 2009 se otevřel první opravdu velký coworking společnosti Impact Hub. Tito provozovatelé reagovali na potřeby podnikatelů na volné noze, kteří doposud pracovali z domova. Ale lidé potřebují kontakty, společnost – a oni se chtěli setkávat, mít kancelářské zázemí a klid, kde se budou moci soustředit, takže začali tato místa využívat. Od té doby poptávka rostla a s ní přicházely další zahraniční coworkingové řetězce – až do začátku roku 2020, než nastala pandemie a s ní krize.

Byl ten úspěšný rozjezd coworkingů důsledkem globalizace? Nebo co k němu vedlo?

AW: Více než globalizace byla důležitá digitalizace. Člověk již nepotřebuje mít spoustu papírů, šanonů a pevné zázemí. Tento pokrok mu umožňuje sbalit si práci do batohu a někam s ní odejít. To je jeden důležitý faktor. A pak, jak Lenka již zmínila, lidé se chtějí potkávat. Když se na to díváme z pohledu malých firem, lidé s podobnou myšlenkou s různými projekty si vzájemně předávají nápady a vlastně se obohacují navzájem. To je hlavním principem coworkingu. Tam je komunita stěžejní, nejde tedy jen o to, že je kancelář servisovaná. Totéž je velice důležité pro samotnou firmu. Když to zjednoduším, tak nyní se pracovní prostředí navrhuje hlavně pro vzájemné poznávání. Sdílené kanceláře slouží trochu jinak velkým firmám, protože ty nabízejí svým zaměstnancům členství v coworkingu jako benefit, aby nemuseli dojíždět do sídla firmy, takže to využívají na poněkud jiném principu než ty menší společnosti. Mají své „potkávací“ centrum v centrále společnosti a coworking využívají jako takové ostrůvky.

Už více než rok žijeme v takové podivné situaci, na niž nikdo nebyl připraven. Jak ovlivnila pandemie coworking a kancelářský trh jako celek? 

LH: V období pandemie doznal segment kanceláří a coworkingu v důsledku restrikcí řady změn, ale myslím si, že k dobrému. Když se vrátím na samotný začátek, lidé se vlastně báli chodit do kanceláře, především do open space, kde by se mohli velmi rychle nakazit. Těm coworkingovým provozovatelům, kteří nabízeli pouze open space, bez menších servisovaných kanceláří, kam zájemci mohou individuálně přijít a pracovat, to přestalo fungovat. Podle hygieniků to nebylo dostatečně bezpečné. Na to také několik coworkingů doplatilo a jejich prostory musely být zcela uzavřeny. A co se týká těch operátorů, kteří měli v zásobě dost kanceláří, tak ti si uvědomili, že to pro ně může být oproti běžným kancelářím konkurenční výhodou. Protože firma s velkým open space pochopitelně řešila, jak to udělají, když někdo onemocní. Velký prostor potřebovali rozčlenit, nebo si někde pronajmout další – a na to přesně reagovali provozovatelé. Začali nabízet tzv. back-up offices, tedy záložní kanceláře pro firmy, které sice mají vlastní prostory, ale část týmu potřebovali v rámci protiepidemických opatření oddělit pro případ, že by se jedna skupina nakazila, ta druhá by byla v jiném prostoru funkční. Hygienické standardy se hodně zvýšily, klade se důraz na místa, která jsou přes den vystavena častým dotykům – několikrát denně čištění klik, desek stolů, prostě všeho, co se často používá, speciální prostředky do klimatizace apod. Coworkingová centra přilákala další klientelu právě díky zvýšeným hygienickým standardům. Zaznamenali jsme, že některé firmy se tím vůbec nechtěly zabývat, měly dost svých starostí – a ještě řešit podobné požadavky. Operátoři se na to začali specializovat a říkali, pusťte to z hlavy, my to zařídíme za vás. Pokud za vámi přijdou klienti, změříme jim teplotu, zajistíme ochranu rouškou nebo respirátorem, vyčleníme menší kanceláře, které budou neustále dezinfikované. Takže vlastně tyto povinnosti vzali na sebe a zároveň přilákali celou řadu dalších klientů, kteří předtím o nějakých servisovaných kancelářích vůbec neuvažovali.

Jak se zaklínadlo home office promítá do současné doby? 

AW: Setkávám se s mnoha klienty, kteří řeší to, že před covidem byla určitým benefitem a známkou kariérního růstu skutečnost, jak má kdo velkou kancelář. To, k čemu nyní došlo, je vlastně totální restart. Najednou si lidé i firmy uvědomují, že vlastně ty velké kanceláře nepotřebují. Firmy mění strategii, zavádějí flexibilní pracovní úvazky – a najednou to, co už bylo dávno možné, spustil až covid. Firmy řeší velké změny na všech možných úrovních, a to i po stránce energetické. Chtějí se zaměřit na lepší provoz kanceláří, ekologii. Všechny podobné otázky nyní s klienty otevíráme a řešíme. Sledujeme různá oddělení, kdo jak pracuje, a hledáme tak nový účel a využití jejich kanceláří a jejich sídel podle toho, co opravdu potřebují. Klientům musíme pomoci nalákat zaměstnance do kanceláří. To jsme už řešili na podzim, v době rozvolnění opatření, a třeba bude to řešit znovu. Co tvoří firmy? Tvoří je lidé, kteří se navzájem znají a navzájem spolupracují. A budoucnost je v tom, že budou pracovat hybridně: Část z nich bude pracovat z domova, část lidí bude polovinu týdne na home office, nebo budou pracovat v coworkingu a část týdne budou jezdit do sídla firmy – ale nikoli kvůli vlastní práci, ale převážně kvůli kolegům. Takže nyní hledáme nové nastavení. Co mohu říci, covid přinesl změnu a ochotu zamyslet se nad tím, jak věci dělat jinak. Nástroje na to byly k dispozici již dávno –Teams, ZOOM, Google Meet apod., ale lidé je nebyli zvyklí používat. Covid nás k té změně přiměl. Nikdo se většinou nechce dobrovolně měnit, ale když prostě musí, tak se změní. A když už se ta změna stala, tak v ní budeme pokračovat. Řekla bych, že je taková univerzální myšlenka většiny firem, s nimiž v současné době jednáme.

Zvýšená hygienická opatření přinášejí i vyšší náklady na provoz. Jak se to odráží na nájmech apod.?

LH: Ze zkušeností vím, že mnoho provozovatelů coworkingů se snažilo domluvit s majiteli budov na možném snížení nájemného či jiných úlevách. Někde to fungovalo, někde ne. Nebylo úplně samozřejmé, že by každý pronajímatel přistoupil na slevu. Na druhou stranu, oni se s tím provozovatelem sami museli nějakým způsobem srovnat, také museli investovat do hygieny apod. Pochopitelně také jejich klienti chtěli slevy, takže se to vlastně řešilo tak, že nejdříve se dělaly drobné ústupky. To znamená, že klienti postupně uvolňovali kanceláře, které nutně nepotřebovali – a držet je by pro ně bylo ekonomicky neúnosné. Takže se mnoho kanceláří uvolnilo a začalo vznikat něco jako náhradní zasedací prostory – a tím vlastně vznikla možnost je využívat zdarma. Také si pamatuji, že lidem, kteří si zaplatili pouze coworking, bylo nabídnuto, že mohou pracovat v uvolněných kancelářích, aby měli klid a neseděli v open space, někteří poskytovatelé umožňovali odklad nájmu. Nicméně se v tomto směru nedělo nic dramatického, to určitě ne. Teď je to ve fázi, že poskytují větší slevy, když se tam klient rozhodne setrvat déle, když se zaváže k delší smlouvě, nikoli jen na půl roku, ale třeba na dva, tak může získat docela výraznou slevu. Operátoři se snaží různě vycházet vstříc svým klientům, ale někdy to také nejde…

Z toho tedy vyplývá, že člověk dnes nemusí sedět přímo ve firmě, ale může pro svého zaměstnavatele pracovat na dálku.

AW: Určitě. Doba přinese i to, že spousta firem zanikne, a co budou dělat jejich zaměstnanci v souvislosti s krizí? Jakou najdou jinou práci, jaké najdou uplatnění? Jak už jsem o tom mluvila na začátku, ve firmách došlo k velkému posunu díky digitalizaci. Ta jde ruku v ruce s globalizací. To znamená, že člověk už nemusí pracovat pro jednu konkrétní firmu v rámci jednoho velkého města – a v tom vidím ohromný potenciál menších krajských měst. Už dlouho tímto způsobem funguje IT vývojářská firma Bootiq. Nestahovali lidi z ostatních měst do Prahy, protože věděli, že mohou fungovat „satelitně“, z Jihlavy ze Zlína a z dalších měst. To je krásný příklad toho, že lidé se nemusejí stěhovat do velkých metropolí, ale budou moci zůstávat ve svém původním bydlišti. S tím ale jde ruku v ruce i to, že firma musí s lidmi dobře komunikovat, protože – jak slýchám od odborníků z oblasti interní komunikace – při nastavování flexibility po personální stránce je velmi důležité s lidmi komunikovat. Co lidé nejvíce chtějí? Chtějí mít alespoň nějakou jistotu, dostatek informací. Jakmile něco souvisí s restrikcemi, tak jsme v určité nepohodě. A firma jim určitou jistotu poskytnout může, třeba když při zavádění home office dostanou informaci, že možnost pracovat na dálku bude trvat do konce roku. A zaměstnanci se díky tomu mohou odstěhovat třeba za svými rodiči, aby jim pomohli s dětmi. Naopak nejhorší situace je, když zaměstnanci nevědí, jak se mají zařídit.

Některá menší coworkingová centra situaci kolem pandemie neustála. Proč? A v čem spočívá výhoda těch „přeživších“?

LH: Uvedu příklad z doby před covidem: Máme coworking, takový jeden velký open space, kde nemáte svou kancelář, jen židli, využíváte tam samozřejmě všechno ostatní společně s dalšími členy – kuchyňku, zasedačku, telefonní „budku“, recepci, popř. kopírku. V těchto prostorách to dříve opravdu žilo, lidé se tu potkávali, žádná tvrdá hygienická opatření nebyla potřeba. V prostorách se pořádaly různé společenské akce, přednášky – od marketingu po degustace vína apod. Najednou přišla pandemie a všechno bylo zakázáno. A vlastně nebyl důvod, proč do tohoto prostoru chodit. Musely se dodržovat dvoumetrové odstupy, nebylo bezpečné v těchto prostorách pobývat a vlastně se to ani nesmělo. To vedlo k tomu, že najednou byly prostory prázdné. Ale na druhou stranu vznikla poptávka po malých kancelářích, kde by mohli sedět dva až tři lidé. Firma o 20 lidech chtěla několik menších kanceláří vedle sebe. Měli obavy, že pokud budou sedět všichni v jednom prostoru a jeden z nich se nakazí, onemocní postupně celý tým. Z této poptávky po malých kancelářích začali profitovat operátoři flexibilních kanceláří, kteří je měli k dispozici. Ale co se týká coworkingu, nebyl vůbec důvod si platit členství. A tak je to – dá se říci – dodneška. Ti, co si zachovali určitý poměr mezi servisovanými kancelářemi a coworkingem, tak fungují. Samozřejmě, lépe jsou na tom ti, kteří mají více kanceláří a menší plochu coworkingu. Ale ti, co zůstali u open space coworkingu, jsou v současné době bez šance na úspěch – a někteří už úplně skončili.

Jak se dařilo za složitých podmínek a restrikcí udržovat kontakt s klienty? Byla nějaká možnost „náhradního programu“?

AW: V rámci coworkingových center existuje více typů členství. Buď si můžete vybírat z jakéhokoli místa v daném open space, nebo můžete sedět v uzavřené malé kanceláři, můžete zvolit i tzv. virtuální členství, kdy má člověk možnost účastnit se všech akcí a být zahrnutý do zdejší komunity. Takže zcela logicky, když se původně konaly některé akce v rámci členství a člověk na ně mohl fyzicky docházet, tak nyní se tyto akce přesunuly do virtuálna, konají se online. Benefity přešly vlastně do digitální formy – to se netýká jen coworkingů. Společnosti hledají formy, jak si lidi udržet a jak je zaujmout do budoucna, podobně jako restauratéři, kteří otevírali okénka a zajišťovali rozvoz jídla apod., i coworkingy hledají různé cesty, jak si udržet klienty, nebo získat nové. Zahrnuje to i marketing, jak je nalákat, např. formou newsletterů, které oslovují nečleny i stálé zákazníky. Firmy budou nabízet svým zaměstnancům členství v coworkingu, protože budou hledat způsoby, jak se lidem pracuje co nejlépe. A uvědomují si, že lidé nebudou chtít dojíždět, jako to bylo před covidem. O to je důležitější marketing zaměřený na nečleny, takže myslím, že marketingová oddělení coworkingů se teď určitě nenudí.

Coworkingy tedy mění styl práce, některé budou muset přistoupit i ke změnám v uspořádání interiérů. Bude tam jeden větší společný prostor a zřejmě hodně menších kanceláří. A jak už jsme zmínili, mnoho společností v souvislosti se zaměstnanci na home office zmenšuje své kancelářské plochy. Takže to vypadá, že mnozí pronajímatelé budou hledat nové nájemce…

LH: Když jsem v před covidem hledala pro coworkingové operátory nějaký prostor, většinou jsem se mezi pronajímateli setkala s takovým názory jako: Já coworkingům nevěřím, já tady žádného operátora nechci – a to byla ještě doba, kdy operátoři byli ochotní platit nájem. Nyní žijeme v době, kdy zmenšují z úsporných důvodů prostory, uvědomují si, že vlastně potřebují 50 % nebo 75 % původních prostor. Ať už je to proto, že se snížily stavy, nebo se zaměstnanci budou střídat na home office a budou sdílet pracovní místa. Majitelům budov se uvolnily velké plochy. A co s nimi tak najednou? Ta poptávka není nijak dramatická, protože kdo dnes hledá velké prostory? Některé firmy při sjednávání nových podmínek zvažují, zda nepůjdou do jiných míst, třeba právě do servisovaných kanceláří, nebo si najmou něco menšího na rok nebo dva – a pak se rozhodnou, co a jak. Takže některé firmy přešly do plně servisovaných kanceláří – a majitelé budov mají prázdné prostory a nevědí, co s nimi. Zjišťují, že i velké nadnárodní společnosti, třeba i banky, najednou přecházejí pod operátory, pod servisované flexibilní kanceláře, kde nemusejí řešit nábytek nebo dlouhodobé smlouvy. A co nyní s těmi volnými prostory? A majitelé budov najednou volají a ptají se, jestli tu není nějaký operátor, který by měl zájem o jejich prostory. Takových pronajímatelů přibývá, poptávka z jejich strany je veliká. My poskytujeme pronajímatelům poradenství s tím, že zhodnotíme celé místo, zhodnotíme stávající nájemce, kteří tam jsou, a snažíme se hledat řešení. Máme poptávky nejen z Prahy, ale i z Plzně, Brna nebo Ostravy. Ale změnila se situace, operátoři si uvědomili, že jsou nyní takovým luxusním zbožím a jsou momentálně jedni z mála, kteří si pronajímají velké plochy. Řekla jsem – pronajímají, ale je to jinak. Protože když jsou nyní tak cenným klientem, uvědomili si, že nechtějí jít cestou nájmu, a navrhují, že na určité ploše budou provozovat sdílený prostor, něco vydělají a vezmou si z toho určité procento. Takže na základě manažerských smluv jsou ochotní jít do komplexů, kde má smysl provozovat coworking a servisované kanceláře.

Rozběhnout byznys v oblasti coworkingu stojí od začátku poměrně značné peníze, protože od samého otevření musí všechno fungovat na 100 %. Jaké jsou tedy možnosti pro pronajímatele?

AW: Hlavní rozdíl mezi tím, že se připraví nové kanceláře pro konkrétní firmu a dokončením nějakého coworkingu vnímám tak, že coworking je vlastně něco jako restaurace. Je to služba, placené členství a členové očekávají, maximální servis a to, že všechno bude perfektní. To je úplně jiný přístup, než má firma k zaměstnancům a opačně. Ti změnu kanceláří vnímají kolikrát i negativně, protože každá změna je těžká, ale jsou schopni nad některými nedokonalostmi mávnout rukou. To je, zásadní rozdíl – coworking je samostatné podnikání, které musí mít svůj byznys plán, připravené členství, předem zpracovanou analýzu potenciálních nájemců. I coworkingy jsou různé, mají různé cílové skupiny a každá funguje trošku jinak – je rozdíl mezi požadavky neziskovky, startupu nebo právnické kanceláře. Hodně záleží na koncepci, zda bude po prostoru poptávka a z jaké oblasti, tedy cílové skupiny se rekrutují klienti.

Jaká rizika či úskalí číhají na developera, pokud se rozhodne do svého projektu začlenit coworking?

LH: Spousta developerů a investorů zvažuje coworking a začínají ho považovat za nutnou součást kancelářských komplexů, ale nejen jich. Tam, kde je nová výstavba – byty, kanceláře, retail – tam začíná být coworking či servisované kanceláře nutností. A developeři si to dobře uvědomují, protože se to všechno krásně doplňuje. Když se nastěhují mladí lidé do novostaveb, tak ne všichni mají konkrétního zaměstnavatele a uvítají servisované kanceláře a coworking. Provozovatel tím získá určitou klientelu. A na druhou stranu, firmy, které sídlí v rámci administrativních komplexů, mají představu, že by v blízkosti mohl být nějaký coworking a servisované kanceláře – a začínají to vyžadovat i od majitelů komplexů. Poptávka je a hlavně navazuje na skutečnost, že mnoho firem v průběhu krize zmenšilo své prostory a nyní přemýšlejí o tom, že by v případě potřeby využívaly servisované kanceláře. Takže se to všechno tak nějak prolíná. Na druhé straně máme menší firmy, třeba startupy, které začínají v coworkingu a potom vyrostou a chtějí větší kancelář. A ne všichni se chtějí stěhovat. Pokud jim lokalita a sídlo vyhovují, rádi v tom komplexu zůstanou. Nyní je to tak nějak vybalancované a spousta investorů a developerů si to uvědomuje. Jsou schopni a ochotni na vlastní náklady coworking zařídit a vybavit, protože vědí, že to bude jejich konkurenční výhoda.

Má coworking šanci prosadit se i mimo velká města?

AW: Ta šance je velká, jak jsem už zmínila. Obecně se lidé budou moci v rámci globalizace vracet do menších měst. A vlastně již vidíme, že tady funguje model coworkingů, že se začínají rekonstruovat například městské knihovny a lidé využívají jejich prostory bez nutnosti platit členství. My děláme ve firmách různé průzkumy, mj. zda zaměstnanci mají možnost pracovat z domova. Protože se v tuto chvíli nastavují strategie ohledně práce, zda firmy uvažují o úvazcích typu „work from anywhere“. Lidé v tom případě nemusejí mít pevné místo v kanceláři, což je samozřejmě i smluvně podloženo. Ptáme se lidí, zda chtějí pracovat na home office a s tím souvisí i důležitý set otázek, zda k tomu mají doma podmínky, jestli bydlí v garsonce, zda mají vlastní pracovnu apod. Protože home office je do určité úrovně udržitelný jako nějaká mimořádná záležitost, ale dlouhodobě je potřeba zvažovat i další faktory. A ne každý člověk nebo ne každá firma si bude moci dovolit platit řádné členství. Já to vnímám tak, že pokud si starostové uvědomí, že by měli lidem umožnit pracovat dejme tomu ve veřejných prostorách, tak tím spíše se lidé budou moci vrátit do menšího města (nebo v něm zůstat). A pro starosty by bylo největším benefitem, že se jejich obec začne znovu zalidňovat. Jsem v kontaktu s představiteli firem a diskutujeme různé strategie. Přitom vidím, že pokud by starostové vyšli firmám vstříc, tak bychom se obecně mohli posunout správným směrem.

Už jsme hovořili o tom, že coworkingy by se mohly uplatnit i mimo velká města, ale je to poměrně nákladné. Takže to asi není úplně ideální pro soukromého investora…

LH: Měli jsme zájemce o coworking z menšího města, ale dospěli jsme k závěru, že dostat profesionálního provozovatele do tak malého města je problém, protože nějaký malý prostor by se jim nevyplatil. Když si totiž vezmeme, že ve sdíleném prostoru musí být kuchyňka, nějaké zasedací místnosti, místo, odkud budete moci v klidu telefonovat, tak takové vybavení už něco stojí. Pokud bychom z toho chtěli profitovat – nebo nějak alespoň přežít, měli bychom nabídnout dostatečný počet míst a zároveň mít hodně členů, aby byli schopni pokrýt náklady na výstavbu a vybavení coworkingového centra, tak tady nedává vůbec smysl mít něco malého a provozovaného některým z profesionálních operátorů. O ty prostory by se musel starat někdo místní. Ale je to každodenní starost, spousta fakturace, protože klienti tam nejsou na dlouho. Běžná práce provozovatele coworkingu je daleko náročnější než správa klasické administrativní budovy, kde jsou nájemní smlouvy třeba na pět let. Musel by to být někdo vyloženě odhodlaný, kdo to všechno dokáže pokrýt, aby to vypadalo hezky, aby tam bylo všechno, co tam být má. Zatím jsme nezjistili, zda to lze finančně zvládnout.

V zahraničí prý existuje i koncept jakýchsi mobilních či dočasných coworkingových center, která vznikají třeba v místech velkých staveb, kde působí hodně firem. Jak na to nahlížíte?

AW: Je to koncept, který by si určitě našel svou klientelu. Lze k tomu využít plně vybavené mobilní domy, obytné buňky apod. Je to spíše otázka designu a architektury – a to nechci příliš hodnotit. Pokud mluvíme o tuzemských podmínkách, myslím, že ve městech je dost domů, které ztratily svůj původní účel a jsou nevyužité, čili mobilní coworkingy teoreticky nedávají moc smysl tam, kde stavby jsou a hledá se pro ně nějaké využití… Samozřejmě rekonstrukce často historických domů je daleko náročnější než někam přistavit mobilní buňku, ale vidím v tom daleko větší budoucnost. Chtěla bych podotknout, že když navrhujeme kanceláře, tak přemýšlíme o potřebách zaměstnanců v takovém trochu urbanistickém duchu. To znamená, že se soustředíme na „potkávací“ plochy, které jsou pro nás stěžejní, na což se nabaluje to, co označujeme jako „občanskou vybavenost“, kdy například vybavujeme koutky pro rodiče s dětmi nebo hernu pro starší děti – to funguje úplně stejně v coworkingu, kde opravdu můžete najít zóny pro rozličné věkové hranice dětí. Vychází to z toho, co firmy vlastně potřebují. Když navrhujeme kanceláře, navrhujeme takové malé město. Není třeba pracovat v duchu „co člověk, to stůl“ nebo dělat lány open space. Prostory tu jsou a naší ambicí je využít je jinak a lépe a opravdu flexibilně. Když navrhujeme kanceláře, mluvíme o flexibilním pracovním prostoru. Flexibilní kanceláře nejsou navrhované na základě nějaké firemní hierarchie; uzavřené kanceláře, open space, zasedačky a malá kuchyňka, tak to v našem pojetí flexibilní kancelář není. Za flexibilní kancelář považujeme prostor, který je opravdu navržený na základě potřeb lidí, prostor, který se přizpůsobuje lidem a ne naopak.

Závěrem bychom si měli shrnout, co vlastně z naší diskuse vyplývá a jaké jsou – řekněme – odkaz nebo poselství do budoucnosti. 

LH: Krizí je zasažena řada lidí, ale na druhou stranu nám krize otevřela oči a vidíme věci, které jsme dříve moc nevnímali. Najednou jsme byli zavření doma, začali jsme i přemýšlet, jak to bude dál. Dříve každý považoval za svůj sen pracovat z domova a říkal si, že to musí být super. V současné době to většina z nás zažívá a najednou si uvědomujeme, že to až tak úplně skvělé není, že to vůbec není takové, jaké jsme si představovali, že jsme měli úplně zkreslené představy. Zároveň se nám otevírají úplně jiné možnosti a spousta firem přišla na to, že si udržela zaměstnance, kteří opravdu pracují, jsou odpovědní za svou práci a management je nemusí nijak kontrolovat, nedochází k tomu, že by jim šéfové nevěřili a nějak je hlídali. Každý převzal zodpovědnost za svou práci. A pokud to tak nebylo, s takovými zaměstnanci se firma rozloučila jako s prvními. To jsem slyšela v mnoha případech. Teď je doba, kdy my jako zaměstnanci začínáme mít jakousi svobodu. Myslím si, že home office tady bude nadále. Nebude třeba tak intenzivní jako teď, ale budeme si moci vybrat, naplánovat si čas a práci předem. Domnívám se, že produktivita práce bude daleko větší. Proto flexibilním kancelářím fandím, fandím i tomu, že firmy přemýšlejí, že ponechají možnost home office napořád, třeba jako určitý benefit, například na dva dny v týdnu, a umožní zaměstnancům využívat flexibilní kanceláře poblíž domova, aby nemuseli jezdit někam třeba hodinu za prací. Flexibilita je takový hezký mix – tak jak jsme si to přáli před covidem, který to uspíšil.

AW: Já mám už rok stejný odkaz: Pojďme maximálně využít té změny, kterou pandemie přinesla. Máme opravdu jedinečnou možnost učinit změnu strategie. Říci si, co všechno můžeme změnit v rámci firmy, protože z různých sociologických a psychologických hledisek je nejlepší v krizi vyřešit všechno, s čím je potřeba pohnout. Lidský mozek a psychika to zvládají lépe, než když změny přicházejí postupně. Klienti se na nás často obracejí s dílčími problémy a my s jejich vedením otevíráme otázky v daleko širším okruhu, z hlediska handicapů, diverzity, flexibilních úvazků apod. I třeba jestli lze v současné době v kancelářích, tak jak jsou navrženy, zaměstnat všechny, kteří by mohli v té firmě opravdu pracovat, což jsou třeba lidé po úrazech apod. I na takové otázky je nyní příležitost. Nastala doba, kdy je možné udělat ve firmě velké změny. Setkala jsem se i s pár společnostmi – označuji je jako „vyčkávače“ – které doufaly, že se brzy vše vrátí do starých kolejí, lidé zase začnou chodit každodenně do kanceláře. Většina z nich si už uvědomila, že vyčkávat nelze a něco se musí změnit. Je důležité se zaměřit na dlouhodobou strategickou změnu, všechno důkladně promyslet a naplánovat, nikoli dělat neuvážené krátkodobé změny. Ještě bych doplnila Lenku, že velká změna, kterou covid urychlil, byla, že dříve firmy vnímaly home office jako nějaký benefit. Jenže nyní je to standard, prostě flexibilní forma práce. Lidé mají důvěru vedení a za ni odvádějí kvalitní práci.

Poděkování patří společnosti CAPEXUS za organizaci akce a účastnicím včetně moderátora za zajímavé informace a názory.

Na stránkách společnosti CAPEXUS najdete záznam kulatého stolu. Společnost CAPEXUS se podílela  na designu interiérů. https://www.youtube.com/watch?v=fpXj2F3BTYc&t=313s&ab_channel=CAPEXUS

TEXT Arnošt Wagner, šéfredaktor časopisu Development news

FOTO Archiv Lenka Hrudíkový, archiv Apolena Weissová, archiv redakce, archiv CAPEXUS